5 mitów dotyczących pracy zdalnej

Czy to dotyczy pracy zdalnej?

Nieważne, czy prowadzę szkolenie z czasów pracy, mobbingu czy kontroli trzeźwości zawsze pojawiają się pytanie: czy to dotyczy pracy zdalnej?

Wynika to z tego, że praca zdalna jest postrzegana jako coś poza ogólnymi zasadami wynikającymi z kodeksu pracy, coś specjalnego, co na każdej płaszczyźnie jest uregulowane zupełnie inaczej. Tak jednak nie jest i w istocie praca zdalna to po zwykła praca, ale z miejsca innego niż zakład pracy. Rządzą nią zatem te same zasady.

Kilka powtarzanych mitów dotyczących postrzegania pracy zdalnej chciałbym wziąć na warsztat i się z nimi rozprawić. Zaczynamy:

Mit 1: Podczas pracy zdalnej pracownik sam decyduje o godzinach pracy

Jest to chyba najbardziej powszechny mit. Trzeba zatem wyraźnie podkreślić, że praca zdalna to nie system czasu pracy, ale miejsce i sposób jej świadczenia.

Praca zdalna jest więc pracą wykonywaną w ramach jednego z dostępnych w kodeksie pracy systemów czasu pracy. Jeżeli pracownik zatrudniony jest w systemie podstawowym i wykonuje pracę zdalnie to będzie pracował w godzinach wyznaczonych dla pracowników w tym systemie (np. od 8 do 16).

W tych godzinach powinien pozostawać w gotowości do świadczenia pracy i w dyspozycji pracodawcy. Oznacza to, że taki pracownik nie będzie mógł też sam decydować o ilości i długości przerw w pracy. Nie będzie mógł więc wyjść z pracy na zakupy na 2 godziny i po powrocie pracować dalej. Chyba, że takie wyjście zostanie zgłoszone i zaakceptowane przez pracodawcę – wtedy będzie można je odpracować.

Jeżeli natomiast pracownik podejmie decyzję o wyjściu samodzielnie, bez zgody pracodawcy, będzie to można potraktować jak opuszczenie zakładu pracy bez usprawiedliwienia. Ze wszystkimi konsekwencjami, czyli ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie.

Oczywiście możliwe jest wprowadzenie elastyczności i ustalenie dla pracownika zdalnego np. ruchomego czy też zadaniowego czasu pracy. W takim wypadku będzie można stosować zasady wynikające z tych systemów.

Jeżeli to jednak nie nastąpi, pracownik zdalny powinien pracować w sztywno wyznaczonych godzinach i w tych godzinach być dostępny dla pracodawcy w ustalony z nim sposób (np. pod telefonem, ze stałym monitorowaniem skrzynki email lub komunikatora internetowego). Oczekiwanie od pracownika zdalnego pełnej responsywności jest zatem jak najbardziej prawidłowe. Oczywiście nie chodzi tu (a przynajmniej nie powinno to być zasadą) natychmiastowej reakcji za każdym razem (w końcu pracownika zdalnego obowiązują też zasady dotyczące 15 minutowych przerw wliczanych do czasu pracy i 5 minutowych przerw od pracy przed monitorem).

Brak kontroli nad czasem pracy pracownika zdalnego może przy tym prowadzić do pracy w godzinach nadliczbowych, czy naruszenia przepisów o obowiązkowym odpoczynku pracownika. Wbrew innym utrwalonym mitom, w pracy zdalnej występują bowiem zarówno godziny nadliczbowe jak i obowiązek zapewnienia odpoczynku dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin).

Mit 2: W pracy zdalnej nie ma nadgodzin

Praca zdalna jest bardzo często utożsamiania z podejściem, że nieważne gdzie i kiedy się pracuje, ważne aby robota była wykonana. Jest to błąd.

Po raz kolejny to napiszę: praca zdalna to nie system czasu pracy, ale jedynie miejsce i sposób jej świadczenia. Praca zdalna podpada więc pod jeden z dostępnych systemów czasu pracy, np. podstawowy, równoważny czy zadaniowy. W każdym z tych systemów zasadniczo mogą wystąpić godziny nadliczbowe. Co istotne, nawet w systemie zadaniowym.

Dlatego niezwykle ważne jest kontrolowanie przez pracodawców rzeczywistego czasu pracy pracowników pracujących zdalnie (także tych pracujących zadaniowo). Warto zatem wprowadzić jasne zasady potwierdzania czasu dostępności pracowników oraz komunikowania przez nich konieczności pracy po godzinach.

Jeżeli natomiast pracownik będący mający stałe godziny pracy, np. od 9 do 17 wysyła mejle o 22.00 konieczne jest zareagowanie i wyjaśnienie dlaczego konieczne było pracowanie w takich późnych godzinach.

Tolerowanie takiego stanu rzeczy to prosta droga do zapłaty za godziny nadliczbowe. W takim wypadku na nic się zdadzą zapisy regulaminów, że na pracę po godzinach potrzebna była zgoda prezesa w formie aktu notarialnego. Skoro pracodawca tolerował i był świadomy, że pracownicy pracują poza wymiarowymi godzinami znaczy, że się na to godził. A skoro się godził to musi zapłacić.

Mit 3: W pracy zdalnej nie stosuje się odpoczynku dobowego i tygodniowego

Skoro pracownik sam może dobierać sobie godziny swojej pracy i swobodnie robić przerwy w ciągu dnia, to znaczy, że sam też ustala sobie okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego. Przecież to logiczne.

Logiczne by było, gdyby rzeczywiście pracownik dowolnie ustalał sobie czas pracy. Przepisy o obowiązku zapewnienia pracownikowi 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku oraz 35 odpoczynku tygodniowego stosuje się także do pracowników zdalnych. Sposób świadczenia pracy nie ma tutaj żadnego znaczenia.

Co za tym idzie, nie powinno dopuszczać do sytuacji, gdy pracownik ostatniego mejla wysyła o 22.00, a o 8.00 następnego dnia potwierdza gotowość do pracy.

Ryzyko przyzwolenia na takie działanie (nie mówiąc już o jego wymuszaniu) to nie tylko potencjalne roszczenia o zapłatę nadgodzin, ale także odpowiedzialność za naruszenie przepisów o czasach pracy. Czyli zagrożenie grzywną do 30 000 zł.

Do znudzenia będę powtarzał: praca zdalna to nie system czasu pracy, ale miejsce i sposób jej wykonywania. Niemal wszystkie zasady związane z pracą stacjonarną stosuje się więc także do pracy zdalnej. W tym te o okresach odpoczynku.

Mit 4: Chorego pracownika można wysłać na pracę zdalną

Pytanie o łączenie pracy zdalnej z chorobą jest jednym z częściej zadawanych podczas szkoleń. W końcu jest logiczne, że jak ktoś jest tylko „trochę” chory lub np. ma połamaną nogę to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonywał swoje obowiązki zdalnie.

No właśnie, „coś” stoi na przeszkodzie. Tym czymś jest „niezdolność do pracy”. Jeżeli pracownik ma to „coś” to znaczy, że pracodawca nie może dopuścić go do pracy, nawet jeżeli pracownik bardzo tego chce a pracodawca potrzebuje.

Nie ma przy tym znaczenia, jaki jest szczegółowy powód niezdolności do pracy. Czy jest to przeziębienie, połamana kończyna czy nerwica. Nie ma też znaczenia to, czy zdaniem pracodawcy lub nawet samego pracownika jest on w istocie w stanie świadczyć pracę. Stwierdzona niezdolność do pracy zawsze stanowi zatem powód niedopuszczenia do pracy, a co za tym idzie:

• pracodawca nie może żądać świadczenia pracy (w tym zdalnej) przez niezdolnego pracownika,
• pracownik (w tym zdalny) nie może jej z własnej inicjatywy świadczyć.

Mit 5: Pracodawca nie musi dbać o BHP przy pracy zdalnej

Ostatni z najczęściej pojawiających się mitów dotyczy przeświadczenia, że całe BHP związane z pracą zdalną albo jest po stronie pracownika i tylko on ponosi odpowiedzialność w tym zakresie.

Przeświadczenie to wynika z tego, że to pracownik wyznacza miejsce pracy zdalnej oraz ma obowiązek zorganizowania sobie stanowiska pracy zdalnej uwzględniając wymagania ergonomii. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa też oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może poprzestać na takim formalnym oświadczeniu i zupełnie nie przejmować się warunkami w jakich pracuje pracownik. Przepisy co prawda nie nakładają na pracodawców obowiązku kontroli BHP w miejscu pracy zdalnej (a jedynie dają taką możliwość) to pracodawca powinien z tego narzędzia korzystać.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy np. w toku spotkania online obserwuje, że pracownik pracuje siedząc na sofie z laptopem na kolanach. Świadomość i tolerowanie naruszeń, mimo formalnego oświadczenia pracownika, że miejsce pracy spełnia wymagania, może być podstawą do roszczeń w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy. Samo w sobie stanowi też naruszenie obowiązki dbałości o zdrowie i życie pracowników.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że w przypadku pracy zdalnej przy komputerze (a taka zdarza się najczęściej), stanowisko pracy powinno spełniać wymagania określone w zmienionym niedawno rozporządzeniu z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zawarte tam są, między innymi wymagania co do:

• konstrukcji stołu, który powinien mieć wystarczającą powierzchnię, umożliwiać odpowiednie ustawienie klawiatury aby zachować co najmniej kąt prosty między ramieniem i przedramieniem, być matowy oraz umożliwiać umieszczenie nóg pod blatem w wygodnej pozycji,
• krzesła, które musi być stabilne, dawać możliwość regulacji (w tym podłokietników), mieć odpowiedni profil oraz obracać się o 360 stopni

Dodatkowo, w przypadku pracy na komputerze przenośnym konieczne jest zapewnienie monitora stacjonarnego (lub podstawki pod laptopa) oraz osobnej klawiatury i myszki. Pracodawcy powinni zatem mieć świadomość jakie wymogi są związane ze stanowiskiem pracy zdalnej i nie powinni poprzestawać na odbieraniu formalnych oświadczeń o ich spełnianiu. W szczególności, powinni reagować ilekroć pojawi się podejrzenie, że wymogi te nie są spełniane.