Czy pracodawca może pytać o miejsce urlopu?

Prawo do czasu wolnego

Pytanie, czy pracodawca jest uprawniony do żądania od pracownika informacji o miejscu spędzania czasu wolnego wywołuje wiele kontrowersji. Nic dziwnego, skoro prawo do czasu wolnego współcześnie postrzegane jest nie tylko jako pewne uprawnienie przysługujące pracownikom na mocy krajowych przepisów prawa, ale jako jedno z podstawowych praw człowieka. Po raz pierwszy w ten sposób wyrażone zostało w art. 24 Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, a następnie w art. 7 Międzynarodowego Paktu Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych.

Ochrona sposobu spędzania czasu wolnego i wyłączenie go spod ingerencji pracodawcy wynika także z samej jego definicji. O ile bowiem czas pracy, zgodnie z art. 2 dyrektywy 2003/88/WE z dnia 4.11.2003 r. i art. 128 Kodeksu pracy jest czasem, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, to czas wolny, a contrario, jest tym okresem, w którym pracownik pozostaje poza tą dyspozycją. Powinien mieć zatem pełną swobodę, zarówno co do sposobu spożytkowania tego czasu, jak też miejsca, w którym to następuje. Jest to pozostająca pod ochroną sfera prywatna, a co za tym idzie, pracodawca nie powinien żądać od pracownika informacji o tym, gdzie przebywa. Powyższe dotyczy każdej formy czasu wolnego, przede wszystkim urlopu.

Pracodawca ma prawo wiedzieć

Ta zasada nie jest jednak bezwzględna. W praktyce bowiem wiedza o tym, gdzie pracownik przebywa lub ma zamiar przebywać podczas urlopu może być pracodawcy niezbędna dla wykonania nałożonych na niego obowiązków. W takich przypadkach nie powinno się kwestionować możliwość żądania od pracownika udzielenia stosownych informacji, gdyż pracodawca jest do tego upoważniony na podstawie art. 22(1) § 4 Kodeksu pracy. Poniżej analizujemy kilka przypadków, w których naszym zdaniem jest to możliwe.

Jednym z obowiązków, którego wykonanie może rodzić po stronie pracodawcy prawo do wiedzy o miejscu pobytu pracownika w czasie wolnym jest zawarty w art. 94 pkt 2 i 2¹ Kodeksu pracy obowiązek właściwej organizacji pracy. Wynika z niego, po pierwsze, że praca powinna być tak zaplanowana, aby zapewnić pełne wykorzystanie czasu oraz wydajność przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Po drugie, pracodawca zobowiązany jest tak organizować pracę by zmniejszać jej uciążliwości. To ostatnie należy przy tym odnosić do każdego rodzaju pracy, a więc nie tylko prac monotonnych, a także do każdej uciążliwości związanej z pracą, a więc nie tylko tej wynikającej z samego jej wykonywani, lecz także generalnym wpływem pracy na życie pracownika.

Praktyczna realizacja tych obowiązków bez wiedzy o miejscu pobytu pracowników może być niemożliwa, jeżeli pracodawca zmuszony jest w ramach właściwej organizacji pracy do skorzystania z uprawnień np. do odwołania z urlopu. Może to mieć miejsce w sytuacji, gdy doszło do awarii i konieczny jest powrót części pracowników do pracy w celu usunięcia jej skutków. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo dowiedzieć się, gdzie pracownicy przebywają aby zapewnić możliwie najszybsze usuwania awarii (w tym celu odwoła pracowników będących najbliżej, mogących najszybciej stawić się w pracy) i minimalizację kosztów (pracodawca odwoła pracowników, którym będzie musiał zwrócić najmniejsze koszty związane z odwołaniem). W grę wchodzi także zapewnienie jak najmniejszej uciążliwości dla pracowników, do czego także konieczne jest uzyskanie wiedzy, gdzie przebywa (pracodawca odwoła tego pracownika, dla którego będzie to najmniejszym obciążeniem).

Dopuszczalne pytanie o plany urlopowe

Pytanie o plany urlopowe będzie może być takżę uzasadnione w odniesieniu do pewnych grup pracowników, np. kadry zarządzającej lub osób na innych kluczowych stanowiskach, których najczęściej dotyczą przypadki odwoływania z urlopów. Wiedząc, gdzie przebywa taki, pracodawca może założyć jaki czas konieczny jest na powrót, gdy zajdzie taka konieczność.

Bardziej złożona jest ocena prewencyjnego pytania wszystkich pracowników, gdzie udają się na wypoczynek. Zasadniczo, takie informacje, zbierane „na wszelki wypadek” stanowią bardzo daleko idącą ingerencję w prywatność i taką praktykę trudno byłoby w uzasadnić w normalnych warunkach. Sytuacja epidemiologiczna zmieniała jednak na jakiś czas optykę. W trakcie jej obowiązywania takie pytanie, naszym zdaniem, mogło być stawiane pracownikom i to także z uwagi na omawiany obowiązek prawidłowej organizacji pracy. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przez jakiś czas przepisami, osoby przybywające do Polski zobowiązane są do odbycia kwarantanny. Pracodawca powinien zatem mieć możliwość uzyskania informacji czy po powrocie z urlopu dany pracownik stawi się od razu w pracy, czy też konieczne jest przewidzenie dla niego np. pracy zdalnej.

Argumentu wzmacniającego merytoryczne podłoże możliwości prewencyjnego pytania o miejsce spędzenia urlopu można poszukiwać również w wynikającym z art. 94 pkt 4 KP obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Choć prawidłowy sposób rozumienia tej powinności pracodawcy po dziś dzień budzi wątpliwości, zwrócić należy uwagę na słuszną tendencję krajowego orzecznictwa rozszerzająco traktującego to zagadnienie. Dla przykładu, w ocenie Sądu Najwyższego pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi faktycznego bezpieczeństwa, a nie tylko do realizacji obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących zasad BHP (por. Wyrok SN z dnia 13 września 2016 r., III PK 146/15). Co za tym idzie, w naszej ocenie, realizacja tego obowiązku uprawnia pracodawcę do uzyskania od pracownika informacji o szerokości geograficznej, w której spędza bądź planuje spędzać czas wolny.

W bardzo wielu przypadkach ustawowy obowiązek poddania się kwarantannie nie był bowiem odzwierciedlony w informacjach posiadanych nawet przez organy inspekcji sanitarnej. Dopuszczenie do pracy pracownika z pominięciem obowiązku odosobnienia stwarzać mogło z kolei zagrożenie dla pozostałych zatrudnionych. Wiedza pracodawcy o tym, czy pracownik przebywał w miejscu, z którego powrót wiąże się z kwarantanną w tym przypadku powinna być uznana za niezbędną do zapewnienia bezpieczeństwa. Mając tą wiedzę pracodawca, w szczególnych czasach zagrożenia epidemiologicznego, mógł zatem realnie wykonywać nałożone obowiązki. Z kolei brak tej wiedzy, w połączeniu z nieodpowiedzialnością konkretnego pracownika mógł natomiast doprowadzić do narażenia innych osób.

Podsumowanie

Wskazane powyżej obowiązki, których realizacja może przyznawać pracodawcy prawo do pytania o miejsce pobytu podczas urlopu stanowią jedynie przykłady. W praktyce, w określonych okolicznościach wykonanie także innych może upoważniać do tego pracodawcę. Wcale nie muszą to być przy tym obowiązki przewidziane w katalogu z art. 94 KP. Z uwagi na jego otwarty charakter trzeba mieć bowiem na uwadze, że zawarte w nim postanowienia stanowią wyłącznie niezbędne minimum, którego wymaga się od pracodawcy, a w praktyce obowiązków realizowanych przez niego jest znacznie więcej. Dodatkowo niejednokrotnie jedno pytanie usprawiedliwione jest więcej niż jednym z nich.

Oczywiście trzeba przy tym pamiętać, że punkt wyjścia dla oceny postępowania pracodawcy każdorazowo stanowić musi wskazana na wstępie zasada ochrony czasu wolnego i postrzeganie miejsca jego spędzania jako elementu chronionej prywatności. Można przy tym wskazać kilka przesłanek, które pomagają w określeniu, czy w danym przypadku działanie pracodawcy będzie uzasadnione. Po pierwsze, pozyskanie konkretnych informacji od pracownika musi być niezbędne dla wykonania obowiązku. Oznacza to, że brak tej informacji powodować powinien niemożliwość lub bardzo istotne utrudnienie w jego wykonaniu. Po drugie, żądanie informacje nie mogą być nadmierne i konieczne jest ograniczanie ich tylko do takich, które są konieczne. Dodatkowo, zawsze należy dokonać rzetelnej i indywidualnej gradacja dóbr poświęcanych (prawo pracownika do prywatności) i ratowanych (realizacja konkretnego obowiązku). Inaczej należy bowiem ocenić pozyskiwanie informacji z uwagi na ochronę życia, a inaczej z uwagi na organizację pracy czy ograniczanie kosztów funkcjonowania zakładu pracy. Wbrew pojawiającym się głosom, pytanie o miejsce spędzania czasu wolnego przez pracownika jest jednak w wielu przypadkach dopuszczane.