Jakie miejsce pracy wskazać w umowie przy pracy zdalnej?

Praca zdalna – co ją wyróżnia?

Zgodnie z definicją zawartą w art. 67(18) KP, pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zgodnie z powyższym, istotą pracy zdalnej jest wykonywanie jej nie w zakładzie pracy ani w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę, ale z miejsca wskazanego przez samego pracownika. Aby praca mogła być uznana za zdalną inicjatywę co do miejsca jej wykonywania powinien wykazać pracownik. Pracodawca ma uprawnienie do zaakceptowania lub nie takiego miejsca. Nie może go jednak narzucić.

Mając to na uwadze, pracą zdalną nie będzie praca pracowników mobilnych (np. przedstawiciele handlowi, serwisanci, monterzy), którzy na co dzień poruszają się po określonym obszarze i na nim, w różnych lokalizacjach wykonują swoje obowiązki. Chociaż tacy pracownicy często korzystają z narzędzi komunikacji na odległość, to nie oni decydują o miejscu wykonywania swojej pracy.

W jaki sposób określić miejsce pracy przy pracy zdalnej?

W praktyce pojawia się pytanie, w jaki sposób należy w umowie o pracę określić miejsce wykonywania pracy w przypadku pracy zdalnej? Odpowiedź na nie zależeć będzie od tego, czy mamy do czynienia z pracą zdalną uzgodnioną przy zawieraniu umowy o pracę (umowa o pracę zdalną), czy też jest ona uzgadniana w trakcie zatrudnienia.

Inaczej w umowie o pracę zdalną…

W pierwszym przypadku, a więc w umowie o pracę zdalną jako miejsce pracy należy wskazać po prostu „praca zdalna”. Możliwe jest także w samej umowie (albo w informacji o warunkach zatrudnieni) wskazanie jednostki organizacyjnej (zakładu pracy i jego adresu), w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika zdalnego. Pracodawca ma bowiem obowiązek, nawet w stosunku do pracowników zdalnych świadczących pracę wyłącznie w taki sposób zapewnić im możliwość przebywania na terenie zakładu pracy i kontaktowanie się z innymi pracownikami na zasadach przyjętych dla wszystkich pracowników.

Za nieprawidłowe, moim zdaniem, uznać należy z kolei praktykowane czasem wskazywanie w samej umowie miejsca, w którym pracownik wykonuje pracę zdalnie. Powyższe wynika z tego, że jak wskazano na wstępie, inicjatywa co do miejsca pracy zdalnej powinna pozostawać przy pracowniku. Jeśli miejsce pracy zdalnej zostanie wskazane w samej umowie, niemożliwe będzie określenie, czy to pracodawca narzucił to miejsce, czy pracownik z własnej inicjatywy je wybrał. Co więcej, istotą pracy zdalnej jest elastyczność i możliwość dokonywania zmiany miejsca świadczenia pracy. Stąd wymagane jest aby uzgodnienie miejsca następowało nie w formie pisemnej i wystarczająca jest postać papierowa lub elektroniczna (wymiana wiadomości email, wydruk wniosku z systemu kadrowego i jego akceptacja, wymiana wiadomości sms). Wprowadzenie w umowie o pracę zapisu o konkretnym miejscu wykonywania pracy zdalnej pozbawiałoby tej elastyczności i wymagałoby każdorazowej zmiany umowy o pracę dla zmiany miejsca świadczenia pracy.

… a inaczej przy uzgodnieniu pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia

Co więcej, w praktyce wskazanie miejsca pracy zdalnej w samej umowie (np. miejsca zamieszkania pracownika) powodowałoby możliwość uznania, że tak naprawdę nie mamy do czynienia z pracą zdalną, ale z tradycyjną pracą w tym miejscu. Rodziłoby to bardzo doniosłe konsekwencje w postaci choćby obowiązków pracodawcy do zorganizowania miejsca pracy oraz zapewnienia spełnienia wszelkich norm BHP we wskazanym miejscu (w przypadku pracy zdalnej obowiązki pracodawcy są ograniczone).

W przypadku pracy zdalnej uzgadnianej w trakcie zatrudnienia nie ma w ogóle potrzeby zmiany umowy o pracę w zakresie wskazanego miejsca wykonywania pracy. Jak już bowiem wskazano, uzgodnienie w tym zakresie może przybrać postać papierową lub elektroniczną i nie jest wymagana zmiana umowy. Wynika to także z tego, że praca zdalna uzgodniona w trakcie zatrudnienia może być zakończona jednostronną decyzją zarówno pracodawcy jak i pracownika. Z kolei nie ma możliwości (poza wypowiedzeniem zmieniającym)  modyfikacji treści umowy o pracę wyłącznie przez jedną ze stron.