Asystentka/Asystent

Poszukujemy osoby na stanowisko asystenta/asystentki, która będzie odpowiedzialna za bieżącą obsługę sekretariatu kancelarii oraz wsparcie pozostałych członków zespołu poprzez odciążenie ich od działań technicznych, niezwiązanych z merytoryczną pracą prawników.

Do obowiązków osoby na tym stanowisku należeć będzie:

• zarządzanie sekretariatem, obsługa zadań związanych z pocztą tradycyjną, elektroniczną oraz obiegiem dokumentów,
• obsługa zadań technicznych związanych z prowadzonymi sprawami (zakładanie akt elektronicznych, skanowanie i porządkowanie dokumentów),
• obsługa kalendarzy członków zespołu,
• umawianie i organizacja spotkań,
• kontakt z klientami, sądami oraz innymi instytucjami,
• planowanie i składanie zamówień na materiały biurowe oraz inne wykorzystywane w pracy kancelarii,
• zamawianie usług niezbędnych dla pracy kancelarii (serwis ksero, pomoc informatyczna itp.),
• dbałość o porządek w biurze w szczególności umawianie sprzątania oraz utrzymanie ogólnego ładu w częściach wspólnych,
• współpraca przy onboardingu pracowników (zakładanie poczty elektronicznej, przyznawanie uprawnień do obsługi aplikacji),
• zadania związane z finansami, księgowością, obszarem kadr i płac (przygotowanie dokumentacji do przekazania dla księgowej, wystawianie faktur klientom, dbanie o porządek w dokumentacji kadrowej zatrudnianych osób, obsługa konta bankowego we wskazanym zakresie (przygotowywanie przelewów do akceptacji),
• zadania asystenckie prawne (przygotowywanie niezbędnych dokumentów na podstawie wypracowanych wzorów, przygotowywanie załączników do pism zgodnie ze spisem załączników),
• kontrola zestawień czasów pracy przygotowywanych przez członków zespołu,
• zaznajamianie się ze wszystkimi funkcjami oprogramowania do zarządzania pracą kancelarii w celu doskonalenia pracy zespołu,
• przygotowywanie cyklicznych raportów zgodnie z ustalonymi wytycznymi.

Od osoby aplikującej na stanowisko oczekujemy:

• wysokiej kultury osobistej i komunikatywności,
• uporządkowania, systematyczności i dokładności,
• łatwości w nauce obsługiwania aplikacji internetowych,
• znajomości pakietu MS Office (Word, Excel, Power Point),
• chęci do nauki i rozwijania swoich umiejętności.