Nowa informacja o warunkach zatrudnienia

Duże zmiany w zakresie informacji o warunkach zatrudnienia

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe zasady informowania pracowników o warunkach zatrudnienia. Dotychczasowe pięć punktów (rozszerzanych o kilka innych informacji w przypadku braku regulaminu pracy) zostało zastąpionych czternastoma, które w sposób szczegółowy mają opisywać sytuację pracownika w zakresie warunków wykonywania przez niego pracy.

Dotychczasowa praktyka

W dotychczasowej praktyce u pracodawców funkcjonował zazwyczaj jeden wzór informacji, która była powielana i przekazywana kolejnym pracownikom w zasadzie bez głębszego zastanawiania się nad jej treścią. Taka praktyka powinna ulec gruntownej zmianie z uwagi na konieczność dostosowywania treści informacji do rzeczywistych uwarunkowań związanych z pracą. Co przy tym istotne stopień szczegółowości sprawia, że treść informacji będzie zmieniać się wraz ze zmianami w sytuacji pracownika (np. w związku z zajściem w ciążę, urodzinami dziecka, awansem, zmianą wymiaru czasu pracy itd.). Pracodawca zobowiązany został do aktualizowania informacji w taki sposób, aby pracownik, już w dniu, gdy zmiana będzie go dotyczyła został o niej poinformowany.

Duże wyzwanie dla pracodawców

Zarówno sam obowiązek przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, na co pracodawca ma 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy (30 dni dla przekazania informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego), jak również aktualizacja tej informacji dla wielu pracodawców będzie dużym wyzwaniem. Co przy tym istotne, wyzwanie te trzeba będzie podjąć, jako że przekazywanie informacji o warunkach zatrudnienia stało się jednym z podstawowych obowiązków nałożonych na pracodawcę a niewykonywanie tego obowiązku może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Upraszczanie poprzez odesłanie

Mając to na uwadze pracodawcy zastanawiają się w jaki sposób usprawnić proces informowania. Z pomocą przychodzi możliwość przekazania informacji poprzez odesłanie do odpowiednich przepisów. Taką drogę zdecydowanie zalecam i radzę pracodawcom, aby tam gdzie konieczność podawania szczegółowych informacji jest największa (np. informowanie o zasadach pracy w godzinach nadliczbowych, o płatnych urlopach) wskazywali po prostu stosowne regulacje (zazwyczaj zawarte w kodeksie pracy lub regulaminie wynagradzania). Pozwoli to, po pierwsze, zaoszczędzić na objętości informacji, a po drugie, wyeliminuje konieczność aktualizowania informacji w niektórych przypadkach (np. informacji o wymiarze urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia w razie osiągnięcia odpowiedniego stażu pracy). Nie wszystkie informacje można jednak przekazać w ten właśnie sposób.

Aby ułatwić pracodawcom redagowanie informacji o warunkach zatrudnienia przygotowałem małą ściągawkę do pobrania. Zawarte w niej są informacje o tym, kiedy możemy odesłać od przepisów oraz przykładowe przepisy jakie należy podać.

Terminy

Na koniec kilka istotnych terminów:

1. Przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia pracownikom zatrudnianym po 26 kwietnia 2023 r. – 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy (30 dni dla informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego).
2. Aktualizacja informacji – niezwłocznie, nie później niż w dniu, kiedy zmiana dotyczy pracownika.
3. Uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia dla osób zatrudnionych przed 26 kwietnia 2023 r. – 3 miesiące od dnia złożenia wniosku.