Pytanie o wynagrodzenie podczas rekrutacji – czego nie wolno?

W tym artykule odpowiadam na kluczowe pytania, które od 24 grudnia 2025 r. będą szczególnie istotne dla pracodawców i działów HR:

• czym jest „wynagrodzenie”, o które nie można pytać – i jakie składniki obejmuje ten zakaz,
• czy benefity i świadczenia pozapłacowe również stanowią wynagrodzenie w rozumieniu nowych przepisów,
• czy pracodawca może dopytywać o szczegóły, gdy kandydat sam wspomni o swoim wynagrodzeniu lub benefitach,
• co w sytuacji, gdy kandydat dobrowolnie ujawni historię swojego wynagrodzenia,
• czy można pytać o oczekiwania finansowe,
• jak postąpić, gdy pytanie o dotychczasowe wynagrodzenie już padło.

Nowe przepisy – skąd się wzięły i co zmieniają?

Od 24 grudnia 2025 r. wchodzą w życie przepisy Kodeksu pracy implementujące dyrektywę 2023/970, które wprost zakazują pozyskiwania informacji o dotychczasowym lub poprzednim wynagrodzeniu kandydata.

Motywacja ustawodawcy jest prosta: ograniczyć asymetrię informacyjną w procesach rekrutacyjnych.

W praktyce często wygląda to tak, że:

• pracodawca nie ujawnia warunków oferowanego wynagrodzenia do ostatniego etapu,
• jednocześnie próbuje ustalić, ile kandydat zarabiał wcześniej i jakie ma oczekiwania.

Efekt bywa taki, że oferta jest obniżana tylko dlatego, że dotychczasowe zarobki kandydata były niższe niż budżet przewidziany na stanowisko.

Nowe przepisy mają temu przeciwdziałać. Od 24 grudnia 2025 r. pytanie o poprzednie zarobki nie powinno paść w żadnej formie.

Czego dokładnie nie wolno pytać?

Szeroka definicja „wynagrodzenia”

Dyrektywa i implementujące ją przepisy rozumieją wynagrodzenie bardzo szeroko. To nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale wszystkie składniki, niezależnie od ich nazwy, charakteru i formy.

Obejmuje to również świadczenia niepieniężne, jeżeli są związane z pracą.

Pracodawca nie może pytać m.in. o:

• miesięczne wynagrodzenie „na rękę”,
• premie, nagrody, dodatki,
• prywatne użytkowanie samochodu służbowego,
• pakiet opieki medycznej,
• dodatkowe ubezpieczenia,
• karty sportowe,
• benefity typu „owocowe czwartki” czy „pizzowe piątki”.

Wszystko to jest traktowane jako część wynagrodzenia, o które pytanie jest zakazane.

Nie tylko „ile?”, ale także „czy?” i „jakie?”

Niedopuszczalne będą więc pytania, np.:

• „Czy miał Pan/Pani premię kwartalną?”,
• „Jaki pakiet medyczny zapewniał poprzedni pracodawca?”,
• „Czy korzystał Pan z samochodu służbowego do celów prywatnych?”

Zakaz obejmuje zarówno pytania zadawane wprost, jak i w formie „miękkiej”, pośredniej.

Zakaz pozyskiwania informacji także poza rozmową rekrutacyjną

Pracodawca nie może również inicjować pozyskania wiedzy o wcześniejszym wynagrodzeniu kandydata:

• poprzez analizę mediów społecznościowych,
• poprzez rozmowy z osobami trzecimi,
• poprzez prośby o referencje, które ujawniają wysokość wynagrodzenia.

Co jeśli kandydat sam ujawni swoje wynagrodzenie?

To jedna z najczęstszych wątpliwości HR.

Nowe przepisy wprowadzają zakaz w sposób pośredni. Kodeks pracy nie mówi wprost, że nie wolno pytać. Określa natomiast, że informacja o dotychczasowym wynagrodzeniu nie jest daną osobową, której można wymagać w procesie rekrutacji.

Skutek jest jednoznaczny: pracodawca nie może przetwarzać tej informacji, chyba że kandydat sam ją ujawni – w sposób świadomy i dobrowolny.

Aby takie przetwarzanie było legalne:

• musi wynikać z inicjatywy kandydata,
• musi być oparte na zgodzie kandydata,
• zgoda musi zawierać konkretny cel (np. ustalenie poziomu oferty lub uzasadnienie oczekiwań negocjacyjnych).

Ogólne formułki w stylu: „podanie dodatkowych danych oznacza zgodę na ich przetwarzanie” – nie są wystarczające.

Czy można dopytywać o szczegóły?

Co do zasady – nie.

Jeżeli kandydat powie: „Miałem samochód służbowy także do użytku prywatnego”, pracodawca nie powinien dopytywać:

• czy samochód można było wykorzystywać również za granicą,
• jaki to był model,
• jak wyglądały limity.

Dopytywanie oznacza aktywne pozyskiwanie informacji o wynagrodzeniu, a tego zakaz dotyczy bezwzględnie.

Kiedy przetwarzanie staje się dopuszczalne?

W praktyce, na etapie negocjacji płacowych kandydaci często sami podają dotychczasową pensję, posiadane benefity czy wysokość premii. Jeżeli robią to świadomie, aby poprzeć argumentację negocjacyjną, pracodawca może taką informację przetwarzać – w zakresie uzasadnionym celem, o którym kandydat został poinformowany.

Rekrutacje kadry zarządzającej – czy obowiązują inne zasady?

W rekrutacjach na stanowiska menedżerskie powszechne jest pytanie o:

• udziały,
• opcje na akcje,
• prawa do zysku,
• plany motywacyjne.

Headhunterzy proszą często nie tylko o opis, ale i o udokumentowanie takich świadczeń.

Choć procesy rekrutacyjne w tej grupie są bardziej zindywidualizowane, to przepisy obowiązują tak samo. Historia wynagrodzenia – również w formie udziałowej – nie może być przedmiotem pytania.

Czy można pytać o oczekiwania finansowe?

Tak.

Zakaz nie obejmuje pytania o oczekiwane wynagrodzenie na danym stanowisku. Oczekiwania finansowe:

• odnoszą się do przyszłości,
• nie dotyczą danych objętych zakazem,
• są uzasadnione interesem pracodawcy w prowadzeniu rekrutacji.

To jedna z kluczowych informacji, którą pracodawca nadal może i powinien pozyskiwać.

Co, jeżeli pytanie o dotychczasowe wynagrodzenie już padło?

Taka sytuacja może się zdarzyć – zwłaszcza zanim HR dostosuje procesy do nowych przepisów.

Gdy pytanie padło, informacja o wynagrodzeniu:

• nie może zostać utrwalona (ani w notatkach, ani w systemach rekrutacyjnych),
• nie może być wykorzystana przy podejmowaniu decyzji,
• powinna zostać zachowana wyłącznie w pamięci rekrutera i nieprzetwarzana dalej.

Nawet nieumyślne przetwarzanie danych pozyskanych w sposób niezgodny z prawem może prowadzić do:

• administracyjnej kary pieniężnej (do 10 000 000 euro),
• odpowiedzialności karnej (do 2 lat pozbawienia wolności),
• odpowiedzialności cywilnej wobec kandydata.

Podsumowanie – co powinien zapamiętać pracodawca?

• Nie można pytać o żadne elementy przeszłego wynagrodzenia, także w formie benefitów.
• Informacji o dotychczasowym wynagrodzeniu nie wolno pozyskiwać ani bezpośrednio, ani pośrednio.
• Jeśli kandydat sam ujawni swoje wynagrodzenie, konieczna jest jego świadoma zgoda z jasno określonym celem przetwarzania.
• Pracodawca nie powinien dopytywać o szczegóły ujawnionych świadczeń.
• W pełni dopuszczalne jest pytanie o oczekiwania finansowe na danym stanowisku.
• Jeżeli zakazane pytanie padło, pozyskana w ten sposób informacja nie może zostać nigdzie utrwalona ani wykorzystana.